Devis, contrats, factures, abonnements : reliez les étapes qui se répètent pour consacrer plus de temps à vos clients.
Agences, consultants, sociétés de maintenance et prestataires B2B : commencez par le parcours qui compte pour votre activité.
Vos prestations récurrentes suivent un même parcours, du contrat à la facturation mensuelle.
Une même logique pour votre maintenance, vos forfaits SEO ou votre accompagnement mensuel.
Facilitez le démarrage d’une mission avec un devis en ligne et un acompte encaissé dans la continuité.
Les informations du devis accompagnent la vente jusqu’à la facture, sans tout ressaisir.
Rassemblez les coordonnées, les pièces et les informations utiles avant de commencer le travail.
Logos, photos, contenus : votre équipe retrouve ce qui est reçu et ce qui reste à demander.
Un outil de gestion développé par HKBISN pour relier clients, devis, contrats, facturation et paiements. Explorez trois parcours issus de cette base.
Illustration des parcours de l’ERP HKBISN
Un parcours pour les agences, consultants et sociétés de maintenance qui facturent des prestations récurrentes.
Le client signe, puis l’entreprise valide le contrat.
Base codéeLa prestation récurrente et ses échéances sont définies.
Base codéeUne facture est générée à chaque échéance prévue.
Base codéeLe paiement carte est déclenché et la facture est envoyée au client.
Base codéeContrats, signatures, abonnements, facturation récurrente et paiement carte : la base de ce parcours est codée dans l’ERP.
Chaque exemple part de l’ERP HKBISN. Ouvrez un cas pour voir le fonctionnement prévu et ce qui reste à préparer.
Créer chaque mois la facture, déclencher le paiement par carte et envoyer le document au client.
Un forfait de maintenance ou une prestation SEO mensuelle.La base de facturation récurrente est codée. Le cycle complet, les envois et les cas d’échec restent à tester et fiabiliser avant une installation client.
Adapter ce cas à mon activitéEnvoyer le devis, permettre le règlement de l’acompte en ligne et générer la facture correspondante.
Un projet qui commence après le versement d’un acompte.Le parcours devis, acompte et facture est présent. Le déclenchement automatique du solde reste à ajouter selon les règles de la prestation.
Adapter ce cas à mon activitéFaire signer le contrat, recueillir la validation de l’entreprise et démarrer la facturation récurrente.
Un contrat d’accompagnement ou de maintenance renouvelé chaque mois.Les étapes du contrat, de la signature et de l’abonnement sont codées. Les validations, le démarrage et les exceptions doivent être vérifiés ensemble avant mise en service.
Adapter ce cas à mon activitéUn formulaire recueille les coordonnées, crée la fiche client et prépare un devis ou une facture à partir d’un modèle.
L’ouverture d’un dossier lors de la souscription à une prestation.La collecte et la génération à partir d’un modèle sont présentes. Les champs, les modèles et les contrôles sont à adapter à votre activité puis à tester.
Adapter ce cas à mon activitéPrévoir des rappels à J+3 et J+7 pour les devis sans réponse ou les contrats en attente de signature.
Un devis envoyé qui ne doit pas se perdre dans une boîte e-mail.Les séquences sont à développer, avec arrêt des relances dès la réponse ou la signature du client et des délais définis avec vous.
Adapter ce cas à mon activitéRepérer les factures en retard, rappeler les échéances et proposer une régularisation.
Un abonnement dont le paiement échoue ou une facture arrivée à échéance.La gestion des échecs de paiement par carte existe mais doit être corrigée. Les relances générales des factures impayées restent à ajouter.
Adapter ce cas à mon activitéRéunir logos, photos et informations, rappeler les pièces manquantes et signaler un dossier complet.
Une agence web qui attend les contenus avant de lancer un site.Le portail et les statuts sont présents. Les rappels sur les éléments manquants et la notification de dossier complet sont des étapes à développer.
Adapter ce cas à mon activitéExtraire le client, les prestations, les quantités et les prix pour préparer une facture à valider.
Un bon de commande reçu qui sert de point de départ à la facturation.L’import et le préremplissage sont présents. La réception automatique par e-mail reste à ajouter. La facture préparée conserve une validation humaine.
Adapter ce cas à mon activitéAssocier les virements reçus aux factures concernées et mettre à jour leur paiement.
Un règlement par virement à retrouver dans le suivi des factures.Le connecteur est présent. Les contrôles de rapprochement et la planification doivent être renforcés avant de confier le suivi à un traitement automatique.
Adapter ce cas à mon activitéRecevoir chaque semaine une synthèse des encaissements, des impayés, des abonnements et des devis en attente.
Un point hebdomadaire pour préparer les décisions de la semaine.Le tableau de bord est présent. La préparation et l’envoi du rapport programmé restent à développer, avec les indicateurs et destinataires convenus.
Adapter ce cas à mon activitéUn ERP complet ou une connexion ciblée : le bon périmètre dépend de votre fonctionnement et des interfaces disponibles.
On choisit un premier parcours, puis on le vérifie sur vos cas concrets avant sa mise en service.
Les tâches qui se répètent, vos logiciels et les validations que vous souhaitez conserver.
Les déclencheurs, les données et les étapes sont définis avec vous, puis adaptés à vos outils.
On vérifie les cas habituels, les erreurs et les reprises manuelles avant de vous accompagner dans la prise en main.
Décrivez-moi votre fonctionnement. On identifie ensemble une première automatisation utile à votre activité.
